Privacy Policy

Privacy Policy / Politique de confidentialité

This Privacy Policy is provided in both English and French to comply with Canadian and Québec privacy laws.
La présente politique est disponible en anglais et en français afin de respecter les lois canadiennes et québécoises sur la vie privée.

Effective Date / Date d’entrée en vigueur : May 1st, 2018 / 1er mai 2018
Business Name / Nom commercial : Xclusive Otaku Hobby Studio
Website / Site Web : www.xotakushop.com

1. Overview
Xclusive Otaku Hobby Studio ("we", "our", "us") is committed to protecting your privacy. This Privacy Policy describes how we collect, use, disclose, and safeguard your personal information when you visit our website, make a purchase, or interact with our services. It complies with Canadian (PIPEDA), U.S. (CCPA/CPRA), and applicable international privacy laws.

By using our services, you agree to the practices described in this policy.

2. Information We Collect
a. Personal Information

  • Name, shipping and billing address
  • Email address, phone number
  • Payment information (processed via secure third-party gateways)
  • Purchase history, preferences, and customer support requests
  • Account details (if registered)

b. Automatically Collected Information

  • IP address, browser type, and device data
  • Site usage, referral sources, session duration
  • Cookies and similar tracking technologies
  • Analytics and advertising data

3. How We Use Your Information
We use your data to:

  • Fulfill and ship orders
  • Communicate updates and provide customer support
  • Send marketing communications (only if you opt-in)
  • Improve our services and site experience
  • Detect fraud and secure our platform
  • Comply with tax and legal requirements

4. Information Sharing
We do not sell your data. We share information only with:

  • Payment providers (e.g., Stripe, PayPal)
  • Shipping carriers (e.g., Canada Post, USPS)
  • Email marketing platforms (e.g., Mailchimp, Klaviyo)
  • Analytics/advertising services (e.g., Meta, Google Ads)
  • Regulatory or legal authorities, when required

All partners are contractually obligated to maintain confidentiality and data protection.

5. Cookies and Tracking Technologies
We use cookies and similar technologies to:

  • Power your shopping cart and session
  • Analyze site performance
  • Serve ads and retargeting
  • Customize your experience

You can manage or disable cookies in your browser.
Ad tracking opt-out: https://optout.aboutads.info

6. Email Marketing and Tracking
If you opt into our newsletter:

  • We may track open and click behavior to optimize communications.
  • You can unsubscribe at any time via the link in every marketing email.

7. User-Generated Content
If you post reviews or comments:

  • You grant us a non-exclusive right to use and display this content.
  • We may remove content that is offensive, illegal, or inappropriate.
  • Do not share sensitive personal data in public content.

8. Minors
Our services are not intended for children under 13 (U.S.) or 14 (Canada).
If we discover we’ve collected personal data from a minor without valid consent, we will delete it promptly.

9. International Data Transfers
Your data may be processed in the United States or other jurisdictions.
By using our services, you consent to such transfers under applicable laws.

10. Your Rights
Canadian Users (PIPEDA):

  • Request access or correction of your data
  • Withdraw consent for marketing communications

U.S. Users (CCPA/CPRA):

  • Know what personal data we collect
  • Request access, correction, or deletion
  • Opt out of personalized advertising
  • Equal service regardless of privacy choices

To submit a request, contact us at info@xotakushop.com

11. Data Security
We use industry-standard security measures, including:

  • SSL encryption (HTTPS)
  • PCI-compliant payment processing
  • Access controls and monitoring
  • Regular updates and audits

No method of transmission is 100% secure; you use our services at your own risk.

12. Data Retention
We retain your personal data only as long as necessary:

  • To process orders
  • For customer service, accounting, and legal compliance
  • To resolve disputes

13. Breach Notification
If a data breach occurs involving your personal data, we will:

  • Notify affected users promptly
  • Notify appropriate privacy authorities as required

14. Third-Party Links
Our site may contain links to other websites (e.g., YouTube, Instagram).
We are not responsible for the privacy practices of external sites.

15. Changes to This Policy
We may update this Privacy Policy periodically.
Any changes will be posted with a revised effective date.

16. Contact Us
📧 Email: info@xotakushop.com
📬 Mailing Address: 2416 Erlton Street SW Calgary, AB T2S3B7 Canada
📞 Phone: 825-735-0123
🌐 Website: www.xotakushop.com

17. Shopify Hosting and Data Storage
Our store is hosted on Shopify Inc. They provide us with the online e-commerce platform that allows us to sell our products and services to you.
Your data is stored through Shopify’s data storage, databases, and the general Shopify application. They store your data on a secure server behind a firewall.
For more information, please review Shopify’s Privacy Policy.

1. Aperçu
Xclusive Otaku Hobby Studio (« nous », « notre », « nos ») respecte votre vie privée. Cette politique décrit comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels. Elle est conforme aux lois sur la protection de la vie privée applicables au Canada (LPRPDE), au Québec (Loi 25) et aux États-Unis (CCPA/CPRA).
En utilisant nos services, vous acceptez cette politique.

2. Renseignements recueillis
a. Renseignements personnels

  • Nom, adresse de livraison et de facturation
  • Adresse courriel, numéro de téléphone
  • Détails de paiement (traités de manière sécurisée)
  • Historique des commandes et requêtes de service
  • Données de compte (si applicable)

b. Renseignements automatiques

  • Adresse IP, type d'appareil et de navigateur
  • Données de navigation et d'interaction
  • Témoins (cookies) et outils de suivi
  • Données publicitaires et analytiques

3. Utilisation des renseignements
Vos renseignements servent à :

  • Traiter et expédier vos commandes
  • Répondre à vos demandes
  • Envoyer des courriels promotionnels (avec votre consentement)
  • Améliorer nos services
  • Détecter les fraudes
  • Se conformer aux lois applicables

4. Partage des renseignements
Nous ne vendons pas vos données. Nous les partageons avec :

  • Processeurs de paiement (ex. Stripe, PayPal)
  • Transporteurs (ex. Postes Canada, USPS)
  • Outils marketing (ex. Mailchimp, Klaviyo)
  • Services publicitaires et analytiques (ex. Meta, Google)
  • Autorités légales, si requis

Tous les tiers doivent respecter des normes de sécurité strictes.

5. Témoins et technologies de suivi
Nous utilisons des témoins pour :

  • Gérer votre panier
  • Analyser l'utilisation du site
  • Afficher des publicités personnalisées
  • Améliorer l'expérience utilisateur

Vous pouvez gérer les témoins via les paramètres de votre navigateur.
Lien pour désactiver certains suivis : https://optout.aboutads.info

6. Marketing par courriel
Si vous vous inscrivez :

  • Nous pourrions suivre les ouvertures et clics pour optimiser nos messages
  • Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien fourni

7. Contenu généré par l’utilisateur
Si vous publiez un avis ou commentaire :

  • Vous nous accordez un droit de l'utiliser
  • Nous nous réservons le droit de le modérer
  • N'incluez pas de données personnelles sensibles

8. Mineurs
Nos services ne s’adressent pas aux enfants de moins de 13 ans (É.-U.) ou 14 ans (Canada).
Nous supprimerons toute donnée mineure collectée sans consentement.

9. Transfert international
Vos données peuvent être traitées aux États-Unis ou ailleurs.
Vous acceptez ces transferts en utilisant nos services.

10. Vos droits
Utilisateurs au Canada :

  • Accès ou correction de vos données
  • Retrait du consentement au marketing

Utilisateurs aux États-Unis :

  • Demande d’accès, de suppression ou de correction
  • Refus de la publicité ciblée
  • Droit à un traitement équitable

Envoyez votre demande à info@xotakushop.com

11. Sécurité des données
Nous utilisons :

  • Chiffrement SSL (HTTPS)
  • Traitement de paiement sécurisé
  • Contrôles d’accès
  • Audits réguliers

Aucun système n’est parfaitement sécurisé. Utilisez notre site à vos risques.

12. Conservation des données
Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour :

  • Traiter vos commandes
  • Répondre aux exigences légales et fiscales
  • Résoudre les litiges

13. Avis de violation de données
En cas d’incident :

  • Nous informerons rapidement les utilisateurs concernés
  • Nous alerterons les autorités si nécessaire

14. Liens externes
Notre site peut contenir des liens vers des tiers.
Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques de confidentialité.

15. Modifications
Cette politique peut être mise à jour. La nouvelle version sera affichée avec une date modifiée.

16. Nous joindre
📧 Courriel : info@xotakushop.com
📬 Adresse postale : 2416 Erlton Street SW Calgary, AB T2S3B7 Canada
📞 Téléphone : 825-735-0123
🌐 Site Web : www.xotakushop.com

17. Hébergement et stockage des données via Shopify
Notre boutique est hébergée sur Shopify Inc., qui nous fournit la plateforme de commerce électronique nous permettant de vendre nos produits et services.
Vos données sont stockées à travers les bases de données et le système de Shopify, sur des serveurs sécurisés protégés par un pare-feu.
Pour en savoir plus, veuillez consulter la politique de confidentialité de Shopify.